فوق‌العاده است؟ بسیار ساده! فقط با ترک 4 عادت مخرب در مدیریت زمان!
1- ایمیل‌های اتفاقی را چک نکنید
سر زدن‌های اتفاقی به جعبه? دریافت ایمیلتان در حین کار موجب اتلاف وقت برای تمرکز دوباره بر کار خواهد شد. این زمان‌های صرف شده در طول یک هفته می‌تواند مساوی با زمان لازم برای انجام کامل یک کار باشد.
به جز اوقاتی که منتظر ایمیل‌های مربوط به کارتان هستید وارد جعبه? دریافت نشوید. برای این کار سه بار در روز مشخص کنید: قبل از ظهر، بعد از ناهار عصر.
همین کار را در مورد پیام‌های صوتی، متنی و … انجام دهید. با پایبندی به برنامه این حواس پرتی‌های مضر را کم کنید.
2- پرواز بس است!
زمانی را به یاد می‌آورم که پشت فرمان ماشین گم می‌شدم و بدون هیچ هدفی ساعت‌ها از این سو به آن سو می‌راندم. انگار که در آسمان پرواز می‌کنم و جهت مهم نیست فقط می‌روم و می‌روم!
بیشتر مردم روزهایشان را همین طور آغاز می‌کنند بدون نقشه? راه و البته همین طور بدون هدف و انگیزه آن را به پایان می‌رسانند، انگار تنها کار ممکن آن است که اتلاف وقت کنند. متأسفانه این افراد بی برنامه معتقدند وقتشان را هدر نمی‌دهند، بسیاری از آن‌ها را دور و برمان می‌بینیم رییس، کارگرها و مشتریانمان.
در واقع با 5 دقیقه صرف وقت می‌توانیم لیست کوتاهی از کارها و فعالیت‌ها تهیه کنیم و با یک برنامه? روزانه و تعیین اولویت برای کارها موفقیت‌های بیشتری کسب کنیم.
3- به دنبال حواس پرتی نباش
بعضی افراد بیشتر پذیرای حواس پرتی‌ها هستند. تا به حال شده وقتی که خواسته‌اید کاری را شروع کنید با رد شدن همکارتان حواستان پرت شود؟
گاهی خودمان مانند یک آهنربا این عوامل را جذب می‌کنیم!
خبر خوش آن که شما تنها نیستید. این یک روش معمول برای تنبلی است. به اولویت‌هایتان نمی‌رسید و زمان را از دست می‌دهید. در را ببند! در اتاق و در ذهنت را!
- هر روز دو نوبت کاری برای خودت در نظر بگیر و در آن ساعات در را ببند!
- کارهایی که برای آن‌ها حواس جمع و تمرکز لازم است را مشخص کن.
- با ایمیل و یا نصب جمله ای بر در اتاق ساعات مراجعه? همکاران برای کارهای ضروری را اطلاع رسانی کن.
- زنگ موبایلت را خاموش کن و پیغامی حاوی ساعات جوابگویت روی آن قرار بده.
- هیچ گونه ایمیلی کنترل نکن.
- اینترنت را قطع کن.
- وقتی در این کار به موفقیت رسیدید سعی کنید آن را به سه نوبت کاری افزایش دهید.
ایجاد و تثبیت چنین نظم کاری‌ای توسط خود شخص به راحتی و خود به خود به دست نمی‌آید. وقتی کاری را در اولویت قرار می‌دهید باید خودت را از حواس پرتی‌ها به دور نگه داری و تنها بر آن تمرکز کنی.
4- تنبلی را کنار بگذار
تنبلی یعنی بازی‌های کامپیوتری، گشت زدن در شبکه های اجتماعی و خیره شدن به پنجره … یک نوع دیگر از تنبلی غفلت از کارهای مهم و رسیدگی به فعالیت‌های متفرقه است که من آن را مرگ خاموش می‌نامم چون خود شخص متوجه آن نمی‌شود. هر لحظه از وقتتان که صرف کارهای پیش پا افتاده شود به معنای یک گام به عقب خواهد بود به خصوص اگر کارها و اهداف مهمی در دست انجام داشته باشید.
- زمانتان را برای ترتیب دادن به اولویت‌ها هدر ندهید فقط به این فکر کنید که چرا انجام فلان کار در رسیدن به هدف می‌تواند کمک کند و آن وقت خواهید دید که پایبندی به برنامه و اولویت‌ها برایتان راحت‌تر می‌شود.
- بسته های زمانی برای خودتان تعریف کنید. برای هر کاری بازه های زمانی خاص در نظر بگیرید و ساعات شروع و پایان فعالیت روی آن را دقیقاً مشخص کنید.
- وقتی بدانید چه کارهایی را در چه ساعاتی باید انجام دهید دیگر از انجام پروژه های بزرگ در بلند مدت نمی‌ترسید.
- سعی کنید از یک سیستم هشدار برای پایان زمان کار استفاده کنید مثلاً ساعت کوک کنید.
برنامه ریزی برای ساعات کاری می‌تواند به انجام کار کمک کند زیرا موجب می‌شود در ذهن دستورالعمل‌های جذابی برای شروع و پایان فعالیت‌ها شکل بگیرد.